Les 10 habitudes à prendre pour bosser Zen : Habitude 1 – Collecter

to-do-list

Comment ne pas se laisser déborder par les dizaines de choses à faire dans votre vie professionnelle ?

L’organisation est primordiale, autant pour la vie de votre entreprise que pour la votre !

Une des choses les plus importantes pour commencer à s’organiser consiste à collecter l’information qui vous parvient.

 

Cet article est le premier des 10 habitudes à prendre pour mieux s’organiser, être plus zen et plus productif dans son travail,  inspiré du livre de Leo Babauta : Zen To Done.

Collecter l’information

Quelque soit l’endroit ou le moment, prendre des notes est essentiel !

D’une part, cela permet de ne pas oublier une idée ou chose importante à faire et d’autre part, cela permet de se libérer l’esprit et de rester concentrer pour focaliser sur l’objectif en cours.

Il faut un peu de place pour tout ce qui vient dans votre vie et c’est sur le papier que l’on va la trouver, au lieu de compter sur le cerveaux pour garder une trace de tout cela.

Il n’est pas rare d’oublier ce dont on à besoin au moment ou l’on en à besoins.

Leo Babauta

Il faut donc prendre l’habitude d’écrire ces choses immédiatement, afin de les avoir à disposition au moment souhaité.

Avec le temps, l’ensemble des informations (e-mail, factures, idées, rendez-vous etc.) pourront être organisées de manière systématique.

Prendre l’habitude de collecter est simple : Réduisez le nombre d’endroits que vous avez pour recueillir vos documents et informations, et respectez cette habitude. Leo Babauta

Il faut privilégier le rassemblement des tâches à effectuer afin de pouvoir y accéder rapidement, une fois à disposition, il est plus facile de trouver l’information et de la traiter

Sur votre bureau :

Votre bureau doit avoir un seul endroit réservé à la collecte de vos documents. Évitez de ranger votre courrier dans un tiroir ou de submerger votre écran de post-it.

C’est votre boîte aux lettre n°2 en quelque sorte. Les tâches à effectuer sont près de vous prêtes à être traitées.

Vous pouvez utiliser un simple petit casier à lettres.

Une boite de réception et une corbeille, comme pour une messagerie électronique !

Dans vos boîtes de réception :

Le courrier et les messages que l’on reçoit chaque jour nécessitent un traitement. Voici quelques idées pour simplifier, synchroniser et même automatiser la collecte ou la gestion de vos « inboxes« .

La boîte mail :

Même s’il est préférable de n’avoir qu’une seul boîte mail, ce n’est pas souvent le cas.

Aujourd’hui beaucoup de gens ont une ou plusieurs adresses de messagerie personnelles et d’autres adresses pour le travail.

- Un client Mail du type Thunderbird peut vous aider à gérer la synchronisation de l’ensemble de vos boîtes mail.

Thunderbird

Pour découvrir ThunderBird, vous pouvez lire cet article : Mieux gérer vos adresses email, ThunderBird une boîte aux lettres unique pour tous vos contacts

- L’utilisation d’un auto-répondeur peut aussi vous aider lorsqu’il s’agit de gérer la collecte et la gestion d’une information automatiquement.

Vous pouvez par exemple utiliser l’un des auto-répondeurs suivant : Aweber, GetResponse, Sg-autorépondeur pour gérer efficacement la demande d’informations de nouveaux prospects ou clients.

Autres boîtes de réception :

De la même manière que votre boîte aux lettre ou que votre boîte mail, vos comptes de réseau sociaux comme Facebook ou Twitter génèrent une source intarissable d’informations.

Le moins vous en avez, le mieux c’est.

Léo Babauta

Si comme moi vous avez plusieurs comptes, un outils comme HootSuite peut vous aider considérablement à gérer le flux d’informations provenant de vos réseaux.

Hootsuite - Community Manager

D’une part ce service synchronise l’utilisation de vos comptes, ce qui évite de devoir se connecter à plusieurs comptes à la fois, mais il facilite aussi la gestion de la communication et des interactions avec votre réseau (contact, retweet, mentions, jaimes, commentaires etc.).

Dans un notebook :

Un simple notebook à prendre un peu partout avec ses clefs, son téléphone portable et son agenda.

Il vaut mieux en avoir qu’un et le remplacer une fois rempli, mais vous pouvez éventuellement en avoir un pour le travail et un pour le reste, cela contribue aussi à séparer un peu la vie professionnelle et la vie personnelle.

Calpin de note, notebook moleskine

L’avantage du notebook est de pouvoir l’avoir sous la main rapidement… on a parfois de bonnes idées avant d’aller se coucher par exemple, autant les noter pour dormir plus tranquillement !

Il existe de nombreux outils électroniques pour prendre des notes, je préfère le papier ! Ce n’est pas très écologique mais c’est ce que je trouve de plus simple et de plus rapide.

Un peu tout fonctione, mais je pense que plus l’outil est simple et fonctionnel, plus on risque de l’utiliser souvent. faites ce qui marche pour vous. Léo Babauta

Si pour vous l’utilisation d’un PDA, d’un dictaphone ou de votre smartphone vous convient n’oubliez pas que ce qui compte est de l’avoir toujours prêt à l’emploi !

 

Dans le prochain article, je parlerais de la manière de traiter l’information collectée, appelée par Léo Babauta « Process ».

Pour commencer, prenez simplement notes de ce que vous avez à faire ou ce qui trotte dans vos méninges.

This simple habit of collecting all the information that comes into your life into a tiny notebook (and in a few other inboxes) will greatly improve your organization and eventually your productivity. Léo Babauta

Crédit photo : myaquanotes.com

Vous allez aimer ces articles :


11 reponses a Les 10 habitudes à prendre pour bosser Zen : Habitude 1 – Collecter

  1. Harold dit :

    Une méthode intéressante ! Je vois que Leo Babauta n’est pas loin… ;) Personnellement, j’ai pris l’habitude, en plus d’un petit carnet que j’emmène partout, d’utiliser aussi un outil génial pour la construction de listes de tâches et la gestion de projet, c’est BaseCamp de 37Signals. A découvrir d’urgence !
    Harold derniers post..Savoir quand persévérer… et quand laisser tomber.

    • Wald dit :

      Salut Harold,

      bienvenue sur mon blog :)
      Léo Babauta, j’aime bien ses écrits, je me suis acheté son ebook « Zen To Done » dernièrement. Après l’avoir lu, j’ai décidé de revoir point par point et d’en parler sur ZenMarketing, on va voir si j’arrive à mettre en place ce système de productivité à partir de ma simple motivation ;)
      En fait je ne connaissez pas BaseCamp et je me rend compte que ça à l’aire super complet comme service. Je le garde dans un coin car il fera sûrement un peu la conclusion de ma série d’articles sur ce sujet, merci.

  2. Davy from WebMarketing dit :

    Une excellente méthode face à l’énorme flux d’information que dont on est amené à disposer ! J’ai pris la même habitude, mais plutôt que d’écrire, je garde tout sur Evernote. Je me suis longtemps demandé à quoi ça servait, avant de l’essayer, et de l’adopter ! C’est mon deuxième cerveau, il te donne l’info dont tu as besoin, et seulement quand tu en as besoin. Tu l’as sur ton Smartphone, sur le PC, sur internet, ça a été un changement énorme pour ma productivité lorsque je l’ai adopté.
    Davy@WebMarketing derniers post..Quels revenus pour Google Adsense : Combien rapporte Adsense?

    • Wald dit :

      Je connais Evernote et je pense que c’est toi qui m’en avais parlé si je ne me trompe pas…
      Comme pour BaseCamp c’est un service complet pour gérer ses différents projets à la fois.
      L’augmentation constante du flux d’information qui nous parvient rend l’utilisation d’outils indispensables pour synchroniser ses infos aujourd’hui.

      Du coup je ne sais pas vraiment lequel me mettre à utiliser, j’ai déjà un compte Evernote et je vais le rajouter car il correspond bien à l’idée de l’article: Prendre des notes !
      Merci Davy pour ces précision :)

    • Davy from WebMarketing dit :

      Evernote, c’est écrire ses idées de projets, stocker des captures d’écrans, des textes d’autres sites, de l’info sur des sujets, des notes en conférence, des articles, des processus :)
      Quand tu crée un nouveau site, c’est toujours bon de pouvoir s’y fier ! Sans parler que tu peux stocker une info, pour si et seulement si tu en as besoin, et pas avant ! Donc gain de temps =) D’ailleurs j’ai l’impression que dans ton article tu as fait la description d’Evernote !
      Davy@WebMarketing derniers post..Affiliation : Comment devenir un super affilié ?

  3. Bonsoir Wald,

    Je suis assez d’accord avec Davy.

    Ton article m’a également fait penser à Evernote.

    J’ai comme,çé récemment à utiliser cet outils et malheureusement, je n’ai pas encore cette habitude, mais ça arrive.

    Ceci dit, tu nous donne quelques conseils bien pratique que tout le monde connaît mais que peut de monde arrive à mettre en place et à le garder.
    Et j’en fait partie.

    Un article sur la rigueur peut-être? ;)

    Cordialement,
    Jonathan Delhoux derniers post..Vous et vos clients.

    • Wald dit :

      Oui tout ceci est bien bon en théorie mais en pratique, chacun peut rencontrer ses propres difficultés…
      Je commence à utiliser Evernote car je sais que Davy à toujours de bons conseils et je lui fait confiance.
      Les habitudes c’est très important, c’est par cela que commence Zen To Done et c’est par là que j’ai commencé à restructurer mon système d’organisation !!
      Il va y avoir une suite à cet article et la rigueur y sera traitée, merci pour ta suggestion ;)
      à bientôt !

  4. Jérôme from blog marketing dit :

    Comme tu le dis prendre des notes est primoridal. Je fais parti des gens qui sont tête en l’air et si je note pas les choses je finis par oublier. Plus que de noter je note dans un cahier pour tout avoir au même endroit afin de ne pas laisser trainer sur des feuilles volantes…
    Jérôme@blog marketing derniers post..Devenir entrepreneur. Pourquoi entreprendre ?

  5. Judith from Maman s'organise dit :

    Bonjour Wald,
    J’ai moi aussi écrit une série d’articles sur la méthode Zen to Done de Leo Babauta. Je me suis d’ailleurs lancé le défi en mai dernier d’étudier chaque habitude de la méthode pour la mettre en pratique dans ma vie. Une habitude par mois, cela m’aide énormément !
    Je vais suivre tes articles de près…
    A bientôt et merci pour cette petite piqûre de rappel !
    Judith
    Judith@Maman s'organise derniers post..ZTD Habitude #8 – Simplifier

    • Wald dit :

      Très bien merci Judith, je vais suivre ton expérience moi aussi, tu as pris de l’avance sur moi mais je vais essayer de rattraper tout ça ;)

  6. Brice from gestion du stress dit :

    Bonjour,

    Pour ma part j’essaie d’abandonner petit à petit l’outil informatique de prise de note (mise à part notepad et autres outils ultra simplifiés)

    Pour en revenir aux sources, j’implémente d’abord en papier pour comprendre je peux m’organiser, classer et traiter toutes mes notes avant d’établir le système informatique qui reproduit le même comportement.

    En plus je sais que je suis plus productif sur papier.

    Pour info je recommande donc la solution notebook avec une master list unique pour tout.

    Et plein de ratures sur ce qu’on a déjà fait :) ça donne l’impression d’être encore plus productif…
    Brice@gestion du stress derniers post..Comment employez Mme « Urgence » dans vos projets personnels pour équilibrer votre vie ?

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

*

Vous pouvez utiliser ces balises et attributs HTML : <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


CommentLuv badge

Ce blog utilise KeywordLuv. Entrez VotreNom@VotreMotCles dans le champs "Pseudo" pour en profiter.

Notifiez-moi des commentaires à venir via email. Vous pouvez aussi vous abonner sans commenter.

http://