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Un de mes plus grands défauts c’est la procrastination !

Repousser quelque chose au lendemain , voir les papiers s’empiler et submerger mon bureau, voir le nombre de mails « non-lus » augmenter progressivement…

Procrastiner, c’est une sorte de maladie mais rassurez-vous, ça se soigne assez bien

 

Cet article est le deuxième des 10 habitudes à prendre pour mieux s’organiser, être plus zen et plus productif dans son travail,  inspiré du livre de Leo Babauta : Zen To Done.

Lors de l’article précédent, on a vu que collecter l’information est essentiel. Je n’est aucun mal de se côté là, j’ai même plutôt tendance à collecter des infos 7j/7

- Les 10 habitudes à prendre pour bosser Zen : Habitude 1 – Collecter

Ce que je retiens principalement de cette première habitude, c’est que prendre des notes permet de garder l’esprit libre, c’est une façon de choisir à quoi on veut penser dans le moment présent.

On peut donc mieux focaliser et avancer plus rapidement dans la tâche en cours.

Noter permet aussi de limiter les risques d’oublier quelque chose d’important, un notebook c’est comme une sorte d’extension de la mémoire, au cas où elle ne serait pas disponible au moment souhaité.

Mais une fois que l’on a récolté toutes ses informations… on fait quoi avec ?!

Traiter l’information…

Si j’ai presque pris l’habitude de prendre des notes un peu partout où je vais, j’ai beaucoup plus de mal à traiter l’information qui me parvient

Savoir traiter l’information rapidement…

C’est en prenant trop de temps à faire des choix que l’on fini par procrastiner et repousser l’exécution d’une tâche.

Le but est de vider… traiter son courrier et traiter les notes prisent dans son carnet dès qu’on le peut, plusieurs fois par jour s’il le faut ! Encore une fois, moins on a de sources d’informations, moins on a du mal à tout gérer efficacement !

Vous avez quatre services d’email ? Essayez de les regrouper pour n’en faire qu’un. Léo Babauta.

Comme je le disais dans l’article précédent, j’utilise le client mail ThunderBird, qui centralise mes différentes boîtes mails, c’est très pratique.

J’utilise aussi de plus en plus HootSuite, cet outil permet lui aussi de centraliser l’information, mais cette fois pour les sites de réseau sociaux (Facebook, Twitter, Linkedin et d’autres).

Un autre point intéressant dans ce processus de traitement, c’est l’idée de donner une valeur aux informations que l’on reçoit.

Si quelque chose ne vous apporte rien, envisagez de l’éliminer de votre vie. Léo babauta.

Si cette valeur d’une information est jugée trop faible, autant la combiner avec d’autres ou l’éliminer immédiatement…

Comment traiter l’information ?

Voici 8 choses à faire pour mieux traiter l’information au quotidiennement :

1. Traitez du début à la fin en prenant des décisions rapides et immédiates.

2. Supprimez, si vous n’en avez pas besoin.

3. Déléguez, si quelqu’un d’autre doit ou peut le faire à votre place.

4. Faites-le immédiatement si cela vous prend moins de 2 minutes.

5. Faites-le plus tard si cela vous prend plus de 2 minutes et mettez le sur votre To Do list.

6. Classez-le si vous n’en avez besoin qu’en cas de référence.

7. Dans tous les cas, ne laissez rien trainer, classez ou supprimez.

8. Répéter ce processus pour garder votre boîte de réception vide.

Si ça parait assez simple à première vue, en pratique c’est un peu moins facile.

Ne pas se laisser « bousculer » par l’information ça demande de la rigueur et de l’organisation !

D’une part il faut parfois se dépêcher, prendre des décisions rapidement. Parfois je me lance dans un travail en pensant que je vais effectuer la tâche en 2 ou 3 minutes et je me rend compte un quart d’heure après que j’y suis toujours !

D’autre part il faut aussi prendre le temps de mettre en place chaque habitude, une à la fois. On met souvent beaucoup plus de temps à créer une habitude qu’a la perdre alors autant bien prendre le temps d’en faire un vrai automatisme !

J’ai aussi souvent assez de mal à supprimer une idée, un mail ou une note quelconque, mais le problème dans ce cas c’est qu’on à vite fait de faire une pile ou d’avoir un casier « Divers », c’est comme pour le vieux tiroir de cuisine où l’on met un peu de tout parce qu’on n’a pas envie de jeter au cas où… ça serait indispensable et même vitale

Laisser les choses s’empiler c’est procrastiner sur le fait de prendre des décisions. Léo Babauta.

Traiter l’information rapidement c’est donc un remède à  la procrastination mais les risques de rechute sont assez important.

Où vont toutes ses notes, ses mails ?

Il y a d’autres moments propices à la procrastination…

Dans le prochain article, on verra comment se faire un petit plan pour mieux gérer sa journée et faire 2 voir 10 fois plus de choses qu’avant

 

Crédits photos : fotolia.com

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